Ryczałt od najmu w 2026 — jak rozliczyć wynajem krok po kroku

Wynajem mieszkania to nie tylko kwestia znalezienia uczciwego najemcy i podpisania dobrej umowy. To również obowiązek podatkowy, którego nie da się pominąć — przychód z najmu trzeba rozliczyć z fiskusem. Dla wielu właścicieli temat podatków pozostaje jednak najbardziej mglistą częścią całego przedsięwzięcia. Ile naprawdę zapłacę? Czy media wliczają się do przychodu? Kiedy złożyć deklarację i jak liczyć zaliczki?

Dobra wiadomość jest taka, że od 2023 roku rozliczanie najmu prywatnego zostało mocno uproszczone. Zniknął wybór formy opodatkowania — dziś obowiązuje jedna ścieżka, a to oznacza mniej dylematów i mniej okazji do pomyłki. W tym artykule przeprowadzimy Cię krok po kroku przez ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: od stawek, przez to, co właściwie jest przychodem, po deklarację PIT-28 i przykładowe wyliczenie.

Czym jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to uproszczona forma opodatkowania, w której podatek liczysz od przychodu, a nie od dochodu. Różnica jest fundamentalna: w ryczałcie nie odejmujesz żadnych kosztów uzyskania przychodu. Nie ma znaczenia, ile wydałeś na remont, odsetki od kredytu, wyposażenie czy obsługę księgową — podstawą opodatkowania jest po prostu to, co najemca Ci zapłacił tytułem czynszu najmu.

W zamian za brak kosztów dostajesz prostotę. Nie prowadzisz rozbudowanej ewidencji, nie zastanawiasz się, co możesz „wrzucić w koszty", a sama stawka podatku jest stosunkowo niska. Dla typowego wynajmu mieszkania ten model sprawdza się bardzo dobrze, zwłaszcza gdy lokal jest już urządzony i nie generujesz dużych wydatków odliczalnych.

Najem prywatny — tylko ryczałt od 2023 roku

To najważniejsza zmiana ostatnich lat, o której wciąż nie wszyscy wiedzą. Od 2023 roku najem prywatny (czyli niezwiązany z działalnością gospodarczą) rozlicza się wyłącznie ryczałtem. Wcześniej można było wybierać między ryczałtem a zasadami ogólnymi (skala podatkowa z kosztami uzyskania przychodu). Dziś tego wyboru już nie ma — jeśli wynajmujesz mieszkanie jako osoba prywatna, jedyną dostępną formą jest ryczałt.

Skala podatkowa z odliczaniem kosztów pozostała opcją tylko dla najmu prowadzonego w ramach działalności gospodarczej, co jest osobnym, bardziej złożonym tematem. Dla zdecydowanej większości właścicieli wynajmujących jedno czy dwa mieszkania prywatnie sprawa jest więc przesądzona: rozliczasz się ryczałtem i składasz PIT-28.

Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z wynajmem, warto temat podatków poukładać od razu — pomoże w tym nasz poradnik dla początkujących, który prowadzi przez cały proces od ogłoszenia po pierwszy czynsz.

Stawki ryczałtu: 8,5% i 12,5%

Ryczałt od najmu ma dwie stawki, zależne od wysokości rocznego przychodu:

• 8,5% — od przychodów do 100 000 zł rocznie.
• 12,5% — od nadwyżki przychodu powyżej 100 000 zł w skali roku.

Działa to progresywnie, ale tylko od nadwyżki. Jeśli Twój roczny przychód z najmu wyniesie np. 120 000 zł, to pierwsze 100 000 zł opodatkujesz stawką 8,5%, a pozostałe 20 000 zł — stawką 12,5%. Nie płacisz wyższej stawki od całej kwoty.

Istotny szczegół dla par: w przypadku małżonków limit 100 000 zł dla niższej stawki co do zasady dotyczy łącznie obojga małżonków (a nie każdego z osobna). Po przekroczeniu tego progu od nadwyżki stosuje się stawkę 12,5%. Wyższy próg — 200 000 zł — może mieć zastosowanie, gdy przychody z najmu wspólnego majątku są opodatkowane w całości przez jednego z małżonków na podstawie odpowiedniego oświadczenia złożonego naczelnikowi urzędu skarbowego. Zasady przypisywania i opodatkowania przychodu między małżonkami mają swoje szczegółowe warunki i terminy, dlatego przy większej skali najmu rozsądnie jest potwierdzić je z doradcą podatkowym lub w urzędzie skarbowym.

Co jest przychodem, a co nie

To pytanie, które wraca najczęściej, bo właśnie tu najłatwiej o błąd przy wyliczeniu podatku.

Przychodem jest czynsz najmu — czyli kwota, którą najemca płaci Ci za samo prawo korzystania z mieszkania, Twoje wynagrodzenie jako wynajmującego. To ona stanowi podstawę opodatkowania ryczałtem.

Przychodem zwykle nie są natomiast opłaty eksploatacyjne i media, które najemca pokrywa, a które Ty jedynie „przerzucasz" dalej — do wspólnoty, spółdzielni czy dostawców. Mowa o czynszu administracyjnym, wodzie, prądzie, gazie, ogrzewaniu czy wywozie śmieci. Jeśli z umowy jasno wynika, że to najemca ponosi te koszty, a Ty pełnisz tylko rolę pośrednika w płatności, takie kwoty zwykle nie powiększają Twojego przychodu do opodatkowania.

Kluczowy warunek to odpowiednia konstrukcja umowy. Opłaty eksploatacyjne powinny być w niej wyraźnie wyodrębnione od czynszu najmu i opisane jako obciążające najemcę. Gdy umowa przewiduje jedną „ryczałtową" kwotę obejmującą wszystko bez rozbicia, organ podatkowy może potraktować całość jako przychód. Dlatego sposób zapisania opłat ma realny wpływ na to, ile zapłacisz fiskusowi — szerzej rozkładamy to na czynniki pierwsze w artykule czynsz a opłaty i media. Zadbanie o właściwe brzmienie umowy to z kolei temat poradnika co musi zawierać umowa najmu.

Brak kosztów uzyskania przychodu

Warto to powtórzyć, bo to istota ryczałtu: nie odliczasz kosztów uzyskania przychodu. W rozliczeniu nie uwzględnisz wydatków na:

• remonty i naprawy,
• wyposażenie mieszkania (meble, sprzęt AGD),
• odsetki od kredytu hipotecznego,
• ubezpieczenie lokalu,
• prowizje dla pośredników czy obsługę księgową.

To oznacza, że ryczałt jest najbardziej opłacalny przy mieszkaniach gotowych do wynajmu, które nie generują dużych wydatków. Jeśli natomiast planujesz kosztowny remont albo spłacasz kredyt z wysokimi odsetkami, brak możliwości odliczenia tych kwot realnie podnosi Twoje obciążenie podatkowe. Niezależnie od formy rozliczenia warto policzyć rzeczywistą opłacalność inwestycji — jak to zrobić, pokazujemy w tekście o rentowności wynajmu i wskaźniku ROI.

Deklaracja PIT-28 i termin rozliczenia

Roczne rozliczenie ryczałtu od najmu składasz na formularzu PIT-28. To deklaracja przeznaczona właśnie dla przychodów opodatkowanych ryczałtem ewidencjonowanym.

Termin złożenia PIT-28 to koniec kwietnia za rok poprzedni. Oznacza to, że za przychody z najmu osiągnięte w 2025 roku rozliczasz się do końca kwietnia 2026 roku, a za 2026 — do końca kwietnia 2027. Terminy potrafią się drobnie zmieniać między latami, więc przed wysyłką warto upewnić się co do aktualnej daty na stronach administracji skarbowej lub w usłudze e-Urząd Skarbowy.

W deklaracji wykazujesz łączny przychód z najmu za cały rok oraz należny podatek, pomniejszony o zaliczki, które wpłacałeś w trakcie roku.

Zaliczki miesięczne lub kwartalne

Podatku nie płaci się wyłącznie raz w roku przy PIT-28. W ciągu roku odprowadzasz zaliczki na ryczałt, które rozliczasz okresowo:

• miesięcznie — to opcja domyślna; zaliczkę za dany miesiąc wpłacasz zwykle do 20. dnia miesiąca następnego,
• kwartalnie — dostępne dla podatników spełniających warunki dotyczące skali przychodów; zaliczkę wpłacasz po zakończeniu kwartału.

Zaliczki przelewasz na swój indywidualny mikrorachunek podatkowy. Nie składasz przy tym żadnej deklaracji w trakcie roku — samą informację o przychodach i podatku zbiorczo ujmujesz dopiero w PIT-28. Wybór między rozliczeniem miesięcznym a kwartalnym warto przemyśleć na początku roku, bo zmiana w jego trakcie nie zawsze jest możliwa.

Przykładowe wyliczenie

Załóżmy, że wynajmujesz mieszkanie za 3 000 zł czynszu najmu miesięcznie, a media i czynsz administracyjny (łącznie ok. 800 zł) najemca opłaca osobno, co jest jasno zapisane w umowie. Do podstawy opodatkowania wliczasz wtedy wyłącznie czynsz najmu.

• Roczny przychód: 3 000 zł × 12 = 36 000 zł.
• Stawka: cały przychód mieści się poniżej 100 000 zł, więc obowiązuje 8,5%.
• Roczny ryczałt: 36 000 zł × 8,5% = 3 060 zł.
• Zaliczka miesięczna: 3 000 zł × 8,5% = 255 zł.

Gdyby ten sam właściciel wynajmował kilka lokali i osiągnął np. 130 000 zł przychodu rocznie (rozliczając się samodzielnie, bez wspólnego limitu małżeńskiego), wyliczenie wyglądałoby tak:

• pierwsze 100 000 zł × 8,5% = 8 500 zł,
• nadwyżka 30 000 zł × 12,5% = 3 750 zł,
• razem: 12 250 zł rocznie.

Pamiętaj, że gdyby do przychodu trzeba było doliczyć media (np. przy źle skonstruowanej umowie ryczałtowej), podstawa opodatkowania, a więc i podatek, byłyby wyższe — to kolejny argument za starannym rozdzieleniem czynszu od opłat.

Podsumowanie i co dalej

Rozliczenie najmu ryczałtem jest dziś prostsze, niż się wielu właścicielom wydaje. Kluczowe zasady można streścić w kilku punktach:

• Najem prywatny rozliczasz wyłącznie ryczałtem — od 2023 roku nie ma innej opcji.
• Stawki to 8,5% do 100 000 zł przychodu rocznie i 12,5% od nadwyżki (u małżonków limit 100 000 zł liczony co do zasady łącznie; podwyższony próg 200 000 zł zależy od złożenia stosownego oświadczenia).
• Przychodem jest czynsz najmu; media i opłaty eksploatacyjne przerzucane na najemcę zwykle nie powiększają podstawy — pod warunkiem właściwego zapisu w umowie.
• W ryczałcie nie odliczasz kosztów.
• Składasz PIT-28 do końca kwietnia za rok poprzedni i wpłacasz zaliczki miesięcznie lub kwartalnie.

Najlepszy moment, by zadbać o stronę podatkową wynajmu, to chwila przed podpisaniem umowy — to wtedy decydujesz o tym, jak rozdzielisz czynsz od opłat i jaki przychód realnie wykażesz. Solidnie przygotowana umowa, rzetelna weryfikacja najemcy i porządek w dokumentach to fundament spokojnego najmu.

Uporządkuj formalności wynajmu z RentStandard

Rozliczenie ryczałtem zaczyna się dużo wcześniej niż przy PIT-28 — od umowy, która poprawnie rozdziela czynsz od mediów, oraz od formalności, których łatwo nie dopilnować (jak zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego). RentStandard prowadzi Cię przez ten proces w jednym miejscu: zweryfikujesz wiarygodność płatniczą kandydata (Certyfikat Najemcy) i przygotujesz uporządkowane dokumenty najmu, dzięki czemu od strony podatkowej i dowodowej wszystko trzyma się kupy jeszcze przed wydaniem kluczy.

Zacznij bezpieczny wynajem z RentStandard

---

Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Przepisy podatkowe oraz terminy mogą ulegać zmianom — w indywidualnej sprawie skonsultuj się z doradcą podatkowym lub właściwym urzędem skarbowym.